In deze fase (kostenloos) bekijken we of het gewenste doel, de impact van het project en de  randvoorwaarden matchen met onze aanpak en organisatie DNA. Wij leveren projecten van A tot Z (inclusief de apparatuur) en acteren niet als webshop. We willen echt waarde kunnen leveren aan het doel van de organisatie. Een succesvol project doen we immers samen. Blijkt deze match er te zijn, dan is de volgende inzicht te krijgen in de processen.

Om Microsoft Teams vergaderkamers aan te kunnen bieden die de business en de gebruikers optimaal gaan ondersteunen, dienen we  inzicht te krijgen in een aantal factoren. Wij werken in deze fase met 6 deelonderwerpen, waaronder de werkprocessen en het gebruikersgedrag. Vanuit een interactieve workshop halen wij gezamenlijk de juiste informatie op die vertaald kan worden als de basis voor de uiteindelijke Microsoft Teams vergaderkamer blauwdruk.

De uitkomst van de Processes fase wordt in deze fase getoetst aan de geldende compliancy & security regels en randvoorwaarden van de organisatie. Bij projecten bestaande uit meerdere locaties en landen, kan het goed zijn dat deze per locatie of land separaat getoetst dient te worden. 

Bij het ophalen van de informatie in de vorige twee fases, dient deze informatie vertaald te worden naar een feitelijke oplossingsrichting. De uitkomst is een Microsoft Teams vergaderkamer blauwdruk. Hierin zijn de verschillende werkprocessen vertaald naar verschillende type vergaderkamer inrichtingen. Deze blauwdruk is vergelijkbaar met een architectuurtekening voor het bouwen van je huis.

Als we de blauwdruk hebben van de verschillende type vergaderkamers kunnen we deze gaan uitrollen naar de organisatie. In sommige projecten wordt ervoor gekozen om deze eerst als Proof of Concept (PoC) te ervaren. Hier worden dan van elke type vergaderkamer 1 exemplaar opgeleverd en heeft men een bepaalde periode om terugkoppeling te geven vanuit de gebruikersgroep. Zeker bij grote aantallen vergaderkamers is dit een zeer goede methode om te toetsen of alle vermelde zaken op papier ook in de praktijk zo werken, dan wel opgeleverd kunnen worden vanuit de organisatie.

Hoe gaan we de gebruikers trainen in het gebruik van de nieuwe vergaderkamers? Dit is een veel gehoorde en onderschatte vraagstelling vanuit het huidige bedrijfsleven. Communicativ gebruikt hiervoor een methodiek gebaseerd op Prosci. Wij zijn dan ook naast onze technisch certificeringen de eerste organisatie die ook de Microsoft Specialisatie Adoption & Change management heeft behaald. Naast de benodigde kennis overdracht tijdens de livegang van nieuwe vergaderkamers is het ook essentieel om deze digitale vaardigheidsvraagstukken naar de toekomst aandacht te blijven geven. Immers zien wij gemiddeld 4 tot 5 nieuwe functionaliteiten per maand toegevoegd worden aan Microsoft Teams vergaderkamer oplossingen. Gezamenlijk maken we een adoptieplan welke van basistraining voor de beheerders tot uitgebreide communicatie video's en floorwalkers kan bestaan

Na de uitlevering borgen wij vanuit het Adoption proces de gebruikerservaring. De vergaderkamers zijn tegenwoordig onderdeel van kritische bedrijfsprocessen geworden en hierom wensen we dan ook een uptime garantie vanuit de techniek. We werken hierin in verschillende gelaagde modellen, van basis beheer tot live monitoring. De inzet vanuit Communicativ wordt afgestemd op basis van het kennis niveau of de beschikbaarheid van medewerkers binnen de organisatie. Wij ondersteunen in level 2 en/of 3 support en verwachten dat level 1 bij de IT afdeling van de organisatie wordt belegd.