Modern vergaderen met Teams vergaderkamers

// Door de bomen het bos niet meer zien.
// Ons doel: teamwork efficiënter maken.

We zijn al jaren de Microsoft Partner voor het adviseren, implementeren, integreren, uitrollen en servicen van Microsoft samenwerkoplossingen.

Als er gebruik wordt gemaakt van Microsoft Teams op de werkplek, is het sterk aan te raden om de vergaderkamers toekomstbestendig te maken en deze ook te optimaliseren voor Microsoft Teams. Hiermee is een zogenoemde “hybride vergadering”, waarbij een gedeelte van de deelnemers in de vergaderruimte op kantoor aanwezig is en een gedeelte van de deelnemers op een andere locatie, goed te ondersteunen. 

Communicativ adviseert organisaties om strategisch te kijken naar de inrichting van de moderne vergaderkamer. Hier komen naar ons inziens verschillende factoren bij kijken en is niet enkel gebaseerd op het technische vraagstuk.

// Ontdek de kracht van Teams vergaderen

Met Microsoft Teams Rooms devices breng je de kracht van Microsoft Teams naar de vergaderruimte. Begin de vergaderingen met één druk op de knop, ervaar de hoge audio- en videokwaliteit en deel of werk gezamenlijk aan content met of zonder externe deelnemers.

Voordelen van een Teams vergaderruimte:
// Onze aanpak

Wij borgen de investering in Microsoft vergaderkamers.

Een “one-size fits all” strategie als aanpak voor een Microsoft Teams vergaderkamerproject bestaande uit meerdere vergaderruimtes, is zeker niet onze visie. Om de bedrijfsprocessen goed te borgen dienen de vergaderkamers het proces en het menselijke gedrag optimaal te ondersteunen. De uitvraag hiervoor doen we door middel van een workshop. In deze workshop gaan we door verschillende fases om uiteindelijk naar een Microsoft Teams vergaderruimte blauwdruk te werken. Omdat deze aanpak zeer succesvol is in het uiteindelijke resultaat, kan deze workshop in veel gevallen vergoed worden door Microsoft voor corporate en enterprise klanten. 

De fases die wij doorlopen:

In deze fase (kostenloos) bekijken we of het gewenste doel, de impact van het project en de  randvoorwaarden matchen met onze aanpak en organisatie DNA. Wij leveren projecten van A tot Z (inclusief de apparatuur) en acteren niet als webshop. We willen echt waarde kunnen leveren aan het doel van de organisatie. Een succesvol project doen we immers samen. Blijkt deze match er te zijn, dan is de volgende inzicht te krijgen in de processen.

Om Microsoft Teams vergaderkamers aan te kunnen bieden die de business en de gebruikers optimaal gaan ondersteunen, dienen we  inzicht te krijgen in een aantal factoren. Wij werken in deze fase met 6 deelonderwerpen, waaronder de werkprocessen en het gebruikersgedrag. Vanuit een interactieve workshop halen wij gezamenlijk de juiste informatie op die vertaald kan worden als de basis voor de uiteindelijke Microsoft Teams vergaderkamer blauwdruk.

De uitkomst van de Processes fase wordt in deze fase getoetst aan de geldende compliancy & security regels en randvoorwaarden van de organisatie. Bij projecten bestaande uit meerdere locaties en landen, kan het goed zijn dat deze per locatie of land separaat getoetst dient te worden. 

Bij het ophalen van de informatie in de vorige twee fases, dient deze informatie vertaald te worden naar een feitelijke oplossingsrichting. De uitkomst is een Microsoft Teams vergaderkamer blauwdruk. Hierin zijn de verschillende werkprocessen vertaald naar verschillende type vergaderkamer inrichtingen. Deze blauwdruk is vergelijkbaar met een architectuurtekening voor het bouwen van je huis.

Als we de blauwdruk hebben van de verschillende type vergaderkamers kunnen we deze gaan uitrollen naar de organisatie. In sommige projecten wordt ervoor gekozen om deze eerst als Proof of Concept (PoC) te ervaren. Hier worden dan van elke type vergaderkamer 1 exemplaar opgeleverd en heeft men een bepaalde periode om terugkoppeling te geven vanuit de gebruikersgroep. Zeker bij grote aantallen vergaderkamers is dit een zeer goede methode om te toetsen of alle vermelde zaken op papier ook in de praktijk zo werken, dan wel opgeleverd kunnen worden vanuit de organisatie.

Hoe gaan we de gebruikers trainen in het gebruik van de nieuwe vergaderkamers? Dit is een veel gehoorde en onderschatte vraagstelling vanuit het huidige bedrijfsleven. Communicativ gebruikt hiervoor een methodiek gebaseerd op Prosci. Wij zijn dan ook naast onze technisch certificeringen de eerste organisatie die ook de Microsoft Specialisatie Adoption & Change management heeft behaald. Naast de benodigde kennis overdracht tijdens de livegang van nieuwe vergaderkamers is het ook essentieel om deze digitale vaardigheidsvraagstukken naar de toekomst aandacht te blijven geven. Immers zien wij gemiddeld 4 tot 5 nieuwe functionaliteiten per maand toegevoegd worden aan Microsoft Teams vergaderkamer oplossingen. Gezamenlijk maken we een adoptieplan welke van basistraining voor de beheerders tot uitgebreide communicatie video's en floorwalkers kan bestaan

Na de uitlevering borgen wij vanuit het Adoption proces de gebruikerservaring. De vergaderkamers zijn tegenwoordig onderdeel van kritische bedrijfsprocessen geworden en hierom wensen we dan ook een uptime garantie vanuit de techniek. We werken hierin in verschillende gelaagde modellen, van basis beheer tot live monitoring. De inzet vanuit Communicativ wordt afgestemd op basis van het kennis niveau of de beschikbaarheid van medewerkers binnen de organisatie. Wij ondersteunen in level 2 en/of 3 support en verwachten dat level 1 bij de IT afdeling van de organisatie wordt belegd.

Succesvol samenwerken
doe je samen!

// TOP 3 PARTNER OF THE WORLD

Microsoft Teams Calling en Meetings of the Year Award 2020.

Gavriella Schuster - Corporate VP, Microsoft

“Ons ecosysteem van partners is cruciaal voor het leveren van transformatieve oplossingen en de finalisten van dit jaar hebben bewezen een van de beste te zijn onder hun concurrenten”, aldus Gavriella Schuster Corporate Vice President, Microsoft Corp. “We zijn verheugd om Communicativ wederom te herkennen als geselecteerd finalist partner van de Microsoft Teams Calling en Meetings Partner of the Year Award 2020.”

Bezoek een van onze Teams vergaderkamer workshops!