Bij de overstap van de bestaande telefonie omgeving naar een telefonie omgeving in Microsoft Teams is het belangrijk te weten welke functionaliteit er standaard vanuit Microsoft geleverd wordt.
Hieronder volgende de basis mogelijkheden met een korte uitleg voorzien van een kort filmpje per onderwerp.
Basis bellen met Teams
Kunnen bellen en gebeld worden begint bij het activeren van een telefoonnummer en de Microsoft phonesystem licentie. Na activatie ben je bereikbaar op het toegewezen nummer en bel je standaard uit met je eigen vaste nummer.
Binnen de Teams client komt er een extra tab, de zo genoemde calling tab. Hier is ook het numerieke Dailpad terug te vinden. Het is zeer eenvoudig om een gesprek op te zetten of aan te nemen. Het nummer dat onder het nummerieke dailpad staat is het eigen toegewezen telefoonnummer.
(klik op de video om deze vergroot te zien)
De kracht van Teams is dat je op nagenoeg elk device een gelijkwaardige look and feel ervaart
De basis telefonie functie vanaf de mobiele telefoon client werkt net zo eenvoudig als op de laptop. Alle voorbeelden die wij vermelden zijn ook op de mobiele telefoon te gebruiken via de Teams app. Het kunnen doorverbinden met de mobiele telefoon is via de Teams app ook mogelijk.
Doorverbinden met vooraankondiging
Binnen Microsoft Teams is het mogelijk om het inkomende gesprek door te verbinden naar bijvoorbeeld een collega. Dit kunnen we met en zonder vooraankondiging doen. Ook wel warm of koud doorverbinden genoemd. Bij het warm doorverbinden kunnen we gebruik maken van 2 opties:
- Het gesprek wordt aangeboden op de traditionele manier, door je collega te bellen en aan te geven wie je wilt doorverbinden. Na ruggespraak met je collega verbind je het gesprek wel of niet door.
- Een nieuwe manier die erg efficient is, is het vooraankondigen uit te voeren door middel van een chat gesprek. Na akkoord van de contactpersoon via de chat verbind je het gesprek door. (zie video)
(klik op de video om deze vergroot te zien)
Een verkort kiesnummer bellen
Het is met een juiste configuratie mogelijk om verkorte kiesnummers te gebruiken. Dit is een veel gevraagde functie die voornamelijk bij organisaties leeft die nu de overgang van tradtionele telefonie naar Microsoft Teams maken.
(klik op de video om deze vergroot te zien)
Een gesprek in de wacht plaatsen
Als gebruiker kun je een actief gesprek in de wacht plaatsen om zo bijvoorbeeld iets na te vragen bij een collega. Alle basis telefonie functies zijn zeer eenvoudig in te zetten door de gebruikers.
(klik op de video om deze vergroot te zien)
Voicemail afluisteren
bij gespreksgeschiedenis heb je ook de mogleijkheid om voicemail af te luisteren. Voicemails kun je aanklikken en worden dan als audiobestand afgespeeld binnen de Teams client. De gebruiker kan zelf zijn voicemail aan- of uitzetten mits deze goed geconfigureerd is.
Voicemail werkt enkel in een 100% cloud omgeving of in een hybride setup met minimaal Exchange server 2016 CU3
(klik op de video om deze vergroot te zien)
Een groepsgesprek ontvangen
Er bestaan binnen Teams meerdere belgroep mogelijkheden. Wij hebben de verschillen voor je in een los artikel geplaatst.
In dit geval tonen wij een gesprek dat wordt ontvangen uit een user-group. Dit is een belgroep die de gebruikers zelf kunnen opzetten met elkaar, maar zonder eigen aankiesnummer. Er wordt bij het ontvangen van een gesprek goed zichtbaar getoont dat dit gesprek is doorgezet door collega Adele Vance
(klik op de video om deze vergroot te zien)
Een gesprek parkeren en door iemand anders op laten pakken
“Toestel 4 voor Erwin” wie kent dit niet vanuit de traditionele telefonie wereld. Binnen Teams heb je de mogelijkheid om een gesprek te parkeren en deze met een referentie nummer door te zetten naar een ontvanger. De ontvanger kan de lijn dan netjes oppakken door gebruik te maken van het referentie nummer (Call park number).
Deze functie is zeer geschikt voor receptie werkzaamheden.
(klik op de video om deze vergroot te zien)
De chef secretaresse schakeling in Teams
Als PA kun je niet zonder, een gesprek ontvangen of starten uit naam van je chef. De zogenoemde chef secretaresse schakeling. Binnen Microsoft Teams heb je de mogelijkheid om meerdere permissies toe te kennen aan een gebruiker. Dit is door de gebruikers zelf in te regelen.
Deze functie wordt net als de overige benoemde mogelijkheden ondersteunt op de Teams app voor de mobiele telefoon. De laatste video is dan ook dezelfde handeling op de Teams app.
(klik op de video om deze vergroot te zien)
Advies en ondersteuning
Communicativ heeft met meer dan 10 jaar ervaring in Microsoft-communicatie oplossingen de mogelijkheid u te ondersteunen in uw uitvraag, onderzoek, test, implementatie en training vraagstukken voor Microsoft Teams telefonie, Klant contact centers en receptie bedienposten. Onze kennis en ervaring vertaald naar een pragmatische aanpak en levert een optimale bereikbaarheid voor uw organisatie op.