Strategie
Het punt waar veel werknemers tegenaanlopen bij werken op kantoor, is de (verouderde) technologie in de vergaderkamers. Bij gebruik van Microsoft Teams op de werkplek, is het sterk aan te bevelen om de vergaderkamers toekomstbestendig te maken en deze te optimaliseren voor het gebruik van Microsoft Teams. Hiermee is een zogenoemde “hybride vergadering”, waarbij een deel van de werknemers in de vergaderruimte op kantoor aanwezig is, en een gedeelte van de deelnemers op een andere locatie, goed te ondersteunen.
Start met inzicht
Het is momenteel een trend om meer vergaderkamers te gaan faciliteren met verschillende communicatietoepassingen. Deze ontwikkeling komt voort uit de gedachte dat het kantoor van de toekomst meer een samenwerk en ontmoetingsplek is. De standaard- of focuswerkzaamheden kan je grotendeels vanuit huis uitvoeren, mits de thuissituatie van de werknemer dit toelaat. Het is raadzaam om o.a. de vergaderruimtes in te delen naar werkscenario’s en hiervoor de juiste technische oplossingen te integreren. Via onze 365 Hybrid View workshop bepalen we in een aantal stappen de benodigde behoefte, veranderstrategie en vergaderkamerinrichting. Wij werken deze behoefte uit naar een duidelijke rapportage en deze is opgebouwd uit de volgende “spaces”.
Focus
De Focus-space is een (vergader)omgeving die optimaal ondersteunt in het uitvoeren van werkprocessen waarin concentratie belangrijk is, en het optimaal gebruik maken van eventuele communicatiemiddelen om persoonlijk deel te nemen aan online overleggen. Denk hierbij aan 1 op 1 online meetings, HR-video intakegesprekken of een belcabine waarin medewerkers ongestoord zakelijk kunnen bellen.
Collab(oration)
Het optimaal samenwerken en ruimte voor creativiteit staan centraal in de Collaboration Space. Hierbij denken wij direct aan een Surface Hub, Neat Board of een soort van interactieve opstelling om deze werkprocessen te ondersteunen. Het samenwerken in documenten, gebruik maken van een digitaal whiteboard, toegang tot diverse scrumboards en 3D tekenapplicaties maken deze space interactief voor alle deelnemers.
Connect
De communicatie met collega’s, klanten, leveranciers en andere bedrijfskontakten staan centraal in de Connect Space. Via online-vergaderoplossingen kan men in groepsverband of d.m.v. hybride werkoplossingen deelnemen aan overleggen en kan ter ondersteuning bepaalde content gedeeld worden via een persoonlijk device.
BYOD/BYOM: Veel organisaties en medewerkers hebben naast hun dagelijkse Teams meetings ook te maken met meetings vanuit 3de platformen, waaronder Zoom, Google meet, Webex en overige communicatiesystemen. De Connect space kan hiervoor worden uitgebreid met een BYOD/BYOM (Bring your own Device – Bring your own Meeting) setup.
Learn & Training
De Learn ruimte is een speciaal ontwikkeld concept voor het onderwijs, ook bekend als LearnAnywhere en ontwikkeld door Logitech en Epson. Het optimaal hybride lesgeven is hier de kern. Hiermee kan elke leerkracht zowel leerlingen in de klas als remote via videotoegang dezelfde uitleg, content en whiteboard toelichtingen bieden. Deze setup is ook goed in te zetten voor organisaties buiten het onderwijs.
Communicativ heeft specifiek voor de geavanceerde trainingsomgevingen en trainers een Training space ontwikkeld op basis van Microsoft Teams. Dit is een optimaal interactief programma waarbij de trainer in control blijft over alle factoren als camerabeeld, content en de ervaring van de eveneens belangrijke non-verbale communicatie van de cursisten.
Event
Wil je maandelijks je medewerkers toespreken of aandeelhouders? Hier is een eventspace uitermate geschikt voor. Veelal kan de eventspace in de kantine, theaterzaal of aula worden ingericht, waarbij de ruimte, waar mogelijk, een dubbelfunctie dient. Dit werkt uitermate efficiënt en hiermee voorkom je de kosten van de periodieke inhuur van externe AV apparatuur. De investering in een event space is meestal al in 3 events terugverdient.
Bezoek ons
Experience center?
Onze werkruimtes in Almere zijn compleet ingericht volgens ons 365 Hybrid view model. Een ultiem Teams Experience center voor het hybride vergaderen. Bij ons zie je geen showroom met enkel alle typen camera’s, maar werkelijk volledige operationele vergader-, samenwerk-, focus-, training & leer- en eventruimtes. Wil je voor je organisatie live ervaren welke mogelijkheden er zijn met Microsoft Teams voor hybride vergaderen?
Boek dan nu je bezoek aan ons in Almere, en ervaar zelf hoe dit voelt en werkt.
